Politique de confidentialité

CONTEXTE

Le Comité d’organisation de Toronto pour les Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 (« TO2015MC ») est un organisme sans but lucratif dont le mandat est de planifier, d’organiser, de promouvoir, de financer et de mettre en œuvre les Jeux panaméricains/parapanaméricains devant avoir lieu dans la région Golden Horseshoe dans de sud-est de l’Ontario durant l’été 2015 (les « Jeux »).

La collecte, le traitement et la communication de tous renseignements personnels recueillis par TO2015MC sont gouvernés par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (« LAIPVP ») et par les dispositions applicables de cette loi. De plus, les fournisseurs de services ayant conclu un contrat afin de fournir des services en ligne au nom de TO2015 doivent observer les pratiques requises par TO2015MC. TO2015MC ne recueillera pas vos renseignements personnels à moins que vous décidiez d’utiliser les services, en ligne ou autres, fournis par TO2015MC qui le nécessitent. Pour les transactions avec TO2015MC nécessitant l’utilisation de cartes de crédit, nous utilisons des protocoles de sécurité mis à jour pour veiller à l’intégrité et à la confidentialité des renseignements et des systèmes.


OBJECTIFS

La présence Politique sur la protection des renseignements personnels a été élaborée par TO2015MC dans le cadre de notre engagement à offrir des Jeux de qualité avec le plus d’intégrité et de transparence possibles dans nos échanges avec nos intervenants. La Politique est conçue pour vous aider à comprendre la façon dont nous recueillons, nous utilisons et nous protégeons les renseignements personnels que vous nous fournissez et pour vous aider à prendre des décisions éclairées lorsque vous communiquez avec nous et lorsque vous recevez des renseignements et du contenu grâce à nos systèmes en ligne. Notre objectif principal est de respecter les renseignements personnels des individus dont les informations sont recueillies, utilisées et communiquées par TO2015MC. Il reflète notre engagement à protéger la confidentialité des renseignements personnels que nos intervenants nous confient. La présente Politique peut changer avec l’introduction de nouvelles technologies, de nouvelles pratiques commerciales et en fonction des besoins des parties prenantes.

La Politique est applicable à tous les intervenants actuels et potentiels de TO2015MC ainsi qu’à tous les utilisateurs de nos systèmes en ligne. Elle doit être lue lu en conjonction avec nos Conditions d’utilisation.


COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre de son autorité à planifier, organiser, promouvoir, financer et mettre en œuvre les Jeux, TO2015MC peut être amené à recueillir des renseignements personnels, pouvant notamment être des noms, adresses, dates de naissance, numéros de téléphone et adresses de courriel. Ces renseignements peuvent être recueillis auprès de vous dans de nombreuses circonstances, telles que lorsque vous nous achetez de la marchandise, lorsque vous vous abonnez à nos bulletins ou lorsque vous consentez à recevoir tout autre message électronique de TO2015MC, lorsque vous participez à des concours, lorsque vous répondez à des sondages, lorsque vous vous inscrivez à nos sites de réseaux sociaux, lorsque vous faites une demande d’emploi à temps plein ou à temps partiel, d’emploi contractuel ou de poste de bénévole, ou lorsque vous communiquez en ligne avec nos représentants du service à la clientèle. Si vous utilisez notre fonctionnalité « Envoyez ce modèle à un ami », ou « Référez un ami » ou si vous choisissez d’envoyer un courriel à un ami à partir de notre site, nous collecterons également le nom et l’adresse de courriel de votre ami. Seuls les renseignements personnels nécessaires pour la planification, l’organisation, la promotion, le financement ou la mise en œuvre des Jeux seront recueillis. Tout message électronique commercial envoyé par TO2015MC à vous ou à votre ami sera conforme à la Loi canadienne anti-pourriel. Vous pouvez décider de cesser de recevoir de telles communications de TO2015MC en tout temps et votre adresse courriel sera radiée de nos bases de données.

Ce que nous recueillons : Nous pouvons collecter des renseignements personnels grâce aux sondages, questionnaires, demandes, formulaires de commande, et de toutes autres façons nécessaires, pour planifier, organiser, promouvoir, financer et mettre en œuvre les Jeux. En plus du nom, de l’adresse (postale ou de courriel), du numéro de téléphone et des renseignements de transaction/carte de crédit, nous pouvons recueillir des renseignements démographiques (c’est-à-dire l’âge, le sexe, les revenus, l’emploi et le niveau d’études) et les opinions de nos intervenants. Si vous communiquez avec nous, nous pouvons conserver un enregistrement de cette correspondance et, dans ce cas, nous la traiterons comme des renseignements personnels.

Modes de recueil : TO2015MC recueille des renseignements personnels à propos de ses intervenants par différents formulaires de commande et demandes, et notamment grâce aux demandes de crédit, sondages, consultations et questionnaires, interactions face à face et grâce à nos outils en ligne, y compris, mais non de façon limitative, les courriels, les commentaires, les questions ou les demandes soumis, ou les inscriptions visant à recevoir des renseignements effectuées en ligne, et toutes les transactions de commerce électronique effectuées avec TO2015MC. Pour certaines transactions, nous pouvons obtenir des renseignements personnels à propos d’un intervenant auprès de tiers, tels que des agences d’évaluation du crédit.

Renseignements personnels relatifs à des enfants : nous sommes déterminés à protéger les renseignements personnels en ligne des enfants âgés de moins de 18 ans. Nous encourageons fortement les parents et les tuteurs à surveiller l’utilisation d’Internet de leurs enfants.

Les individus ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels détenus par TO2015MC en faisant une demande en vertu de la LAIPVP. Ces demandes peuvent être soumises à des frais. L’accès est soumis à des limites et à des exceptions indiquées dans la LAIPVP. Pour de plus amples renseignements sur la façon d’accéder à vos renseignements personnels, vous pouvez consulter le site Web du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPV). Accès aux renseignements personnels.


UTILISATION ET COMMUNICATIONS DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Utilisation de renseignements personnels

TO2015MC utilisera les renseignements personnels que nous collectons pour :

  • fournir aux intervenants des informations à propos des Jeux;
  • gérer notre activité;
  • vendre de la marchandise et des billets;
  • nous conformer aux exigences réglementaires et de l’industrie;
  • créer et administrer les comptes des fournisseurs; et
  • communiquer avec nos intervenants.

Nous pouvons également utiliser les renseignements que nous recueillons à propos des intérêts et des préférences des intervenants, ainsi que les commentaires que nous obtenons dans des sondages, pour améliorer notre mise en œuvre des Jeux. TO2015MC fait tous les efforts raisonnables pour veiller à ce que les renseignements soient utilisés de façon responsable et seulement aux fins prévues.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à tout fournisseur de services tiers administrant tout site, service ou promotion des Jeux exploité grâce à notre site Web, TORONTO2105.org (le « Site ») en notre nom. Vos renseignements personnels seront communiqués à ces fournisseurs de services tiers seulement pour leur permettre une administration correcte du site, du service ou de la promotion des Jeux. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour exploiter les fonctionnalités du Site et pour vous permettre, lorsque vous décidez de le faire, d’utiliser les fonctionnalités disponibles seulement aux utilisateurs inscrits ou d’utiliser les fonctionnalités interactives du Site.

Lorsque vous vous inscrivez pour participer à un programme ou une initiative que nous sommes susceptibles d’exploiter ou pour recevoir des communications en ligne ou par courriel (par exemple les bulletins d’information des enthousiastes ou des partenaires ou nos alertes électroniques) ou des communications par messages texte (par exemple les communications activées par le Site entre nous et les utilisateurs de téléphones mobiles ou d’autres appareils portables), nous pouvons utiliser les renseignements que vous nous fournissez pour administrer les bases de données appropriées et pour exploiter et faciliter ces programmes, réseaux et communications.

Les données que nous recueillons auprès de vous peuvent être transférées et stockées à l’extérieur du Canada à des fins de traitement par le personnel de TO2015MC opérant à l’extérieur du Canada ou par des fournisseurs de services tiers dont nous avons retenu les services. Si vous soumettez des renseignements personnels, vous consentez spécifiquement à de tels transferts, stockages ou traitements. Nous prendrons les mesures raisonnables nécessaires afin de faire en sorte que vos données soient traitées de façon sécurisée et conformément à la présente Politique sur la protection des renseignements personnels.

L’accès aux renseignements personnels sera limité aux individus ou agents ayant besoin d’accéder aux renseignements personnels pour effectuer leurs tâches et lorsque l’accès est nécessaire et approprié pour l’administration du programme.

Communication de renseignements personnels

Entités auxquelles nous communiquons vos renseignements personnels : En fonction de la nature et des renseignements que nos intervenants demandent, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à nos partenaires financiers fédéraux, provinciaux et municipaux, organisations sportives nationales, organisations sportives provinciales, à des commanditaires, des institutions financières, des agences de crédit et des fournisseurs de services tiers tels que les entreprises de traitement de données et de marketing.

Nous communiquerons vos renseignements personnels si nous estimons de façon raisonnable que nous sommes obligés de le faire en raison des lois, des règlements, des décisions des tribunaux ou de toutes autorités gouvernementales, légales ou publiques ou pour protéger vos droits et vos biens ou les droits et les biens de nos intervenants.

Nous pouvons également collaborer avec des services de police à l’occasion d’enquêtes officielles et nous pouvons communiquer vos renseignements personnels dans le cadre de ces collaborations.

Moment où nous obtiendrons votre consentement : Nous vous demanderons votre consentement exprès d’utiliser et de communiquer vos renseignements personnels pour des types de transactions spécifiques sur la demande ou sur les autres formulaires utilisés avec ces transactions. Lorsqu’il est raisonnable de déduire votre consentement à utiliser et à communiquer vos renseignements personnels en vertu de la présente Politique, nous pouvons le faire. Lorsque cela est raisonnable, nous pouvons également déduire que vous continuez à consentir à l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels en vertu de la présente Politique lorsque nous faisons des demandes additionnelles d’information. Nous obtiendrons votre consentement exprès avant d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels à toutes les fins non indiquées dans la présente Politique.

L’utilisation et la communication de renseignements personnels à des intervenants spécifiques sont décrites ci-dessous :

Employés et entrepreneurs

TO2015MC recueille et utilise les renseignements de ses employés et de ses entrepreneurs avec comme objectif principal de soutenir sa main-d’œuvre. TO2015MC peut parfois exploiter des systèmes de demande d’emploi en ligne. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels lorsque des demandes d’emploi sont faites sur documents papier. Si vous soumettez une demande d’emploi de ce type, nous pouvons traiter les renseignements que vous nous fournissez pour évaluer la demande. Si votre demande n’est pas exceptée, nous pouvons conserver et stocker vos renseignements personnels dans une base de données d’embauche afin de procéder à un recrutement futur.

Si vous avez présenté une candidature à un poste rémunéré auprès de TO2015MC, nous communiquerons vos renseignements personnels aux agences effectuant les vérifications de sécurité, des références et de vos antécédents de crédit en notre nom.

Si votre demande est acceptée et si vous devenez un employé ou un entrepreneur de TO2015MC, vos renseignements personnels seront traités à des fins de rémunération et d’avantages sociaux et utilisés pour administrer votre emploi avec TO2015MC. Vos renseignements personnels pourront être communiqués à des fournisseurs de services de paie et d’avantages sociaux afin de gérer les programmes de paie et d’avantages sociaux de TO2015MC. Vos renseignements personnels seront également communiqués aux gouvernements fédéral et provincial afin d’administrer le régime d’impôt sur le revenu en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.

TO2015MC communiquera vos renseignements personnels liés à votre emploi, si cette communication est exigée par la loi.

Commanditaires

Les commandites sont cruciales pour la promotion, le financement et à la mise en œuvre des Jeux. Les initiatives de commandite de TO2015MC nécessitent le recueil de renseignements personnels auprès de tous les commanditaires et commanditaires potentiels. Les renseignements personnels d’un commanditaire peuvent être recueillis et compilés pour créer une liste des contacts (« Liste des contacts ») contenant les commanditaires et les partenaires de TO2015MC.

La Liste des contacts sera communiquée à chaque commanditaire et partenaire afin d’entretenir les relations d’affaires actuelles et de promouvoir les occasions d’affaires futures. La Liste des contacts sera également communiquée à tous nos partenaires de financement fédéraux et provinciaux aux fins susmentionnées. TO2015MC communiquera avec vous afin d’obtenir votre consentement si nous recevons une demande de communication de vos renseignements personnels à l’un de nos partenaires municipaux.

Les renseignements personnels des commanditaires et des partenaires de TO2015MC ne seront communiqués à aucuns tiers sauf à ceux nommés ci-dessus, à moins d’avoir obtenu le consentement exprès du commanditaire ou du partenaire.

Athlètes

TO2015MC recueillera les renseignements personnels de tous les athlètes et entraîneurs et de tout le personnel travaillant avec les athlètes participant aux Jeux. Les renseignements personnels recueillis auprès des athlètes et des entraîneurs et du personnel travaillant avec les athlètes peuvent être traités à des fins, notamment, de sécurité et d’accréditation. Les renseignements personnels des athlètes, entraîneurs et entourage de l’équipe seront partagés avec nos partenaires des services en soins de santé dans le seul but de fournir des services en soins de santé. Les renseignements personnels des athlètes peuvent également être utilisés et communiqués de plusieurs façons afin d’organiser, de promouvoir et de mettre en œuvre les Jeux. L’objectif de ces communications est, sans en exclure d’autres, la diffusion des événements, le marketing et les promotions. Les activités des athlètes peuvent être photographiées, enregistrées, distribuées et utilisées par TO2015MC dans le cadre de ses documents officiels, promotionnels et éducatifs et peuvent être utilisées sur tout moyen, sous toute forme ou avec tout support et sans rémunération.

Les données médicales liées aux athlètes participant aux compétitions peuvent être recueillies relativement aux Jeux; l’utilisation et la communication de ces renseignements sont envisagées dans une politique sur la protection des renseignements personnels séparée.

Bénévoles

TO2015MC peut parfois exploiter des systèmes en ligne de traitement des candidatures de bénévoles. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels lorsqu’un bénévole présente une candidature sur un document papier. Si vous soumettez une telle candidature, vos renseignements personnels seront recueillis et traités par nos fournisseurs tiers de services de traitement des candidatures et d’entrevues numériques afin seulement de considérer votre candidature.

Si vous avez présenté une candidature à un poste de bénévole auprès de TO2015MC, nous recueillerons et communiquerons vos renseignements personnels aux fins d’administration du processus d’accréditation pour les Jeux. Les renseignements personnels que vous fournirez seront partagés par TO2015MC avec la Gendarmerie royale du Canada (GRC) afin d’obtenir la détermination requise de la capacité d’accès à différents secteurs sécurisés et sites officiels des Jeux. Ces renseignements sont recueillis sous l’autorité de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, L.R.C. 1985, ch. R-10, et du Règlement de la Gendarmerie royale du Canada, 2014, DORS/2014-281, tels qu’amendés. Les renseignements personnels requis sont essentiels afin de procéder à la détermination susmentionnée et, advenant qu’ils ne soient pas fournis, l’accréditation ne sera pas accordée. Les renseignements personnels recueillis seront stockés par la GRC dans la banque de renseignements personnels GRC PPU 060, pourraient être partagés avec d’autres institutions du Gouvernement du Canada et pourraient être divulgués conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. 1985, ch. P-21, telle qu’amendée. Sous cette Loi, les individus ont le droit à la protection de leurs renseignements personnels, d’accès et de correction de ces derniers. TO2015MC divulguera votre nom, votre sexe, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre courriel, votre date et lieu de naissance, et votre nationalité/citoyenneté au ministère de la Sécurité communautaire et des Services correctionnels aux fins de vérifications des antécédents de sécurité dans le but de fournir l’accréditation pour les individus demandant un accès aux sites officiels pour les Jeux.

L’objectif du programme de bénévoles de TO2015MC est d’établir un héritage durable de bénévoles bien formés, compétents et expérimentés qui bénéficieront à Toronto, à la région de Golden Horseshoe et à l’Ontario. Si votre candidature est acceptée et si vous devenez bénévole aux Jeux, TO2015MC divulguera votre nom, votre adresse et votre courriel au ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport et nos partenaires municipaux à des fins d’utilisation durant les Jeux et pour vous informer des futures possibilités de bénévolat qui pourraient s’offrir dans la région après les Jeux, comme un projet ou un futur événement provincial. Si vous avez l’intention de faire une demande de subvention au Régime d’aide financière aux étudiantes et étudiants de l’Ontario (« RAFEO »), votre nom, votre numéro d’assurance sociale (NAS), votre date de naissance et votre adresse postale pourront être communiqués au ministère de la Formation et des Collèges et Universités à des fins de gestion et de financement d’une exemption de la contribution financière pré-études du RAFEO ou un congé de remboursement de prêt, si admissible.

Certains bénévoles auront la possibilité de conduire des véhicules TO2015MC officiels durant les Jeux. TO2015MC divulguera votre nom, votre adresse, votre date de naissance, votre numéro de téléphone, votre courriel, votre numéro de permis de conduire et votre sexe ministère des Transports de l’Ontario dans le but de confirmer que vous êtes bien autorisé à conduire un véhicule en Ontario, et qualifié pour le faire en vertu du programme de véhicules de TO2015MC, le cas échéant afin de bien remplir vos obligations de bénévole pour les Jeux.

TO2015MC entend reconnaître les contributions de ses bénévoles pendant les Jeux. TO2015MC pourrait divulguer votre nom, votre adresse et votre courriel au Réseau des centres d’action bénévole de l’Ontario aux fins de développement d’un certificat pour reconnaître votre formation et votre expérience de bénévole pendant les Jeux.

Les activités des bénévoles de TO2015MC peuvent être photographiées, enregistrées, distribuées et utilisées par TO2015MC dans le cadre de ses documents officiels, promotionnels et éducatifs et peuvent être utilisées sur tout moyen, sous toute forme ou avec tout support et sans rémunération. Votre image, ressemblance, voix ou performance (ou tous ces éléments) peuvent être mis à la disposition de TO2015MC que ces images et enregistrements aient été ou s’ils vont être : (a) réalisés ou pris par tout employé ou agent de TO2015MC; ou (b) réalisés ou pris par moi ou par toute autre personne et soumis par moi ou toute autre personne en mon nom à TO2015MC ou à un représentant de TO2015MC.

TO2015MC exploitera son centre d’appels dans des installations fournies par la Banque Canadienne Impériale de Commerce (BCIC). Les renseignements personnels fournis par les bénévoles peuvent être communiqués à afin d’administrer le centre d’appels.

Fournisseurs et vendeurs

TO2015MC a conclu et continuera à conclure des contrats avec des sociétés ou des individus en qualité de vendeurs et de fournisseurs de produits et de services jouant un rôle crucial dans le succès des Jeux. Les renseignements personnels des vendeurs et des fournisseurs sont recueillis au moyen du processus des marchés publics.

Après avoir reçu le consentement d’un vendeur ou d’un fournisseur, TO2015MC peut communiquer les renseignements du vendeur ou du fournisseur à BCIC pour tous les responsables commerciaux qui se sont inscrits par le site Web de TO2015MC. Ces renseignements sont notamment l’adresse de courriel, le numéro de téléphone, le nom de l’entreprise, l’adresse de l’entreprise, le nom de la personne-ressource et le titre de l’emploi (« Coordonnées »). Ces Coordonnées peuvent être utilisées afin de vous informer d’occasions commerciales futures potentielles. Dans le cadre du processus de demande de propositions, TO2015MC communiquera les Coordonnées de l’entité à qui le marché a été attribué à BCIC pour la raison indiquée ci-dessus. Le consentement aura déjà été fourni par le vendeur ou le fournisseur au moment de la réponse à la demande de propositions.

TO2015MC est déterminé à protéger la confidentialité et la nature délicate des accords d’approvisionnement et, pour cette raison, ne publie aucun accord d’approvisionnement, à moins que cela ne soit requis par la loi. Les accords d’approvisionnement peuvent être communiqués à nos partenaires fédéraux et provinciaux afin de correctement planifier, financer et mettre en œuvre les Jeux. Tous les accords d’approvisionnement sont conservés en sécurité dans un lieu privé et sont seulement accessibles par les Services d’approvisionnement et les Services juridiques de TO2015MC. De même, TO2015MC ne publie aucune soumission de proposition en réponse à une demande de propositions. Seuls le Comité d’évaluation de TO2015MC et le Service d’approvisionnement de TO2015MC peuvent avoir accès à ces documents, y compris les documents de tarification. Des conseillers tiers participent parfois aux comités d’évaluation. Dans ces cas, le conseiller tiers doit signer une entente de confidentialité.

Concours

Afin de promouvoir les Jeux, TO2015MC peut parfois organiser des concours promotionnels. Ces concours peuvent avoir lieu grâce à une participation en ligne ou par un système d’inscription. Si vous soumettez une inscription ou un formulaire de participation au concours, nous pouvons traiter les renseignements que vous nous fournissez afin d’administrer le concours.

Avec votre consentement préalable, vos renseignements personnels, incluant votre nom, votre adresse et votre courriel, peuvent être utilisés par TO2015MC pour vous envoyer des bulletins électroniques, ou d’autres publications de ce type, et des renseignements liés à tous les autres concours, promotions et événements de TO2015MC ou au programme des Jeux.

TO2015MC peut parfois organiser des concours promotionnels co-commandités. Si vous soumettez un formulaire de participation rempli à l’un des concours co-commandité de TO2015MC, nous pouvons communiquer votre nom, votre adresse et votre courriel à notre co-commanditaire.

Les activités des participants aux concours de TO2015MC peuvent être photographiées, enregistrées, distribuées et utilisées par TO2015MC dans le cadre de ses documents officiels, promotionnels et éducatifs et peuvent être utilisées sur tout moyen, sous toute forme ou avec tout support et sans rémunération. Votre image, ressemblance, voix ou performance (ou tous ces éléments) peuvent être mis à la disposition de TO2015MC que ces images et enregistrements aient été ou s’ils vont être : (a) réalisés ou pris par tout employé ou agent de TO2015MC; ou (b) réalisés ou pris par moi ou par toute autre personne et soumis par moi ou toute autre personne en mon nom à TO2015MC ou à un représentant de TO2015MC.

Médias sociaux

Lorsque vous vous inscrivez pour suivre ou communiquer avec des comptes de médias sociaux que nous pouvons parfois exploiter ou pour recevoir des communications de la part de TO2015MC au moyen de ces médias sociaux, nous pouvons utiliser les renseignements que vous nous fournissez pour maintenir, exploiter et faciliter ces programmes, réseaux et communications. Les renseignements personnels que vous fournissez à TO2015MC par un ou de plusieurs comptes de médias sociaux sont recueillis pour capturer les conversations (par exemple les questions et les réponses, les commentaires, les « J’aime », les renvois de messages Tweet) entre vous et TO2015MC. Ils peuvent être utilisés pour répondre à des demandes, pour communiquer avec vous à propos de cadeaux promotionnels ou à des fins de statistiques, d’évaluation et de rapport. Ces renseignements ne seront pas « minés » ou stockés par TO2015MC; toutefois, vos renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés et communiqués par l’administrateur de compte de médias sociaux, indépendant de TO2015MC. Avant de contacter ou de communiquer avec TO2015MC, nous vous recommandons fortement de lire et de comprendre la politique sur la protection des renseignements personnels, les paramètres et les fonctions de communication des renseignements du site de média social.

L’utilisation des médias sociaux par TO2015MC est une extension de sa présence sur le Web. Les comptes de médias sociaux sont publics et ne sont pas hébergés sur les serveurs de TO2015MC. Si vous décidez d’interagir avec nous par les médias sociaux, nous vous conseillons de lire les politiques sur la protection des renseignements personnels des fournisseurs de services tiers de toutes les applications que vous utilisez pour y accéder. TO2015MC utilise Twitter, Facebook, Instagram, YouTube et LinkedIn.

Relais de la flamme

Le relais de la flamme des Jeux panaméricains/parapanaméricains nécessitera la participation du public et attirera l’attention sur nos partenaires, commanditaires et municipalités participantes. Nous pouvons recueillir les renseignements personnels des participants au relais de la flamme et nous pouvons traiter ces renseignements à des fins de planification, de promotion et de mise en œuvre du relais de la flamme.

TO2015MC peut parfois exploiter des systèmes en ligne de traitement des demandes de participation au relais la flamme. Si vous soumettez une telle demande, vos renseignements personnels seront recueillis et traités par nos fournisseurs tiers de services de traitement des demandes afin seulement de considérer votre demande.

Si vous avez soumis votre candidature au relais la flamme à TO2015MC, nous communiquerons vos renseignements personnels aux agences effectuant les vérifications de sécurité et d’antécédents en notre nom.

Certains bénévoles du relais de la flamme auront la possibilité d’opérer des véhicules TO2015MC officiels durant les Jeux. TO2015MC divulguera votre nom, votre adresse, votre date de naissance, votre numéro de téléphone, votre courriel, votre numéro de permis de conduire et votre sexe au ministère des Transports de l’Ontario dans le but de confirmer que vous êtes bien autorisé à conduire un véhicule en Ontario, et qualifié pour le faire en vertu du programme de véhicules de TO2015MC, le cas échéant, afin de bien remplir vos obligations liées au Relais de la flamme pour les Jeux.

Les activités des bénévoles du relais de la flamme peuvent être photographiées, enregistrées, distribuées et utilisées par TO2015MC dans le cadre de ses documents officiels, promotionnels et éducatifs et peuvent être utilisées sur tout moyen, sous toute forme ou avec tout support et sans rémunération. Votre image, ressemblance, voix ou performance (ou tous ces éléments) peuvent être mis à la disposition de TO2015MC que ces images et enregistrements aient été ou s’ils vont être : (a) réalisés ou pris par tout employé ou agent de TO2015MC; ou (b) réalisés ou pris par moi ou par toute autre personne et soumis par moi ou toute autre personne en mon nom à TO2015MC ou à un représentant de TO2015MC.


LIMITATION DE L'UTILISATION ET DE LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sous réserve des obligations contractuelles et légales en vigueur, vous êtes autorisé à retirer votre consentement à notre utilisation et communication de vos renseignements personnels. Plus particulièrement, si vous préférez que nous n’utilisions pas et que nous ne communiquions pas vos renseignements personnels à des fins de marketing et promotionnelles, veuillez informer notre Coordonnateur de la liberté de l’information et de la protection des renseignements personnels. Veuillez noter qu’il pourrait falloir entre trois et quatre semaines pour donner suite à votre demande. Nous sommes légalement obligés de vous informer que le retrait de votre consentement peut nous empêcher de vous fournir certains renseignements.

Lorsque des renseignements personnels sont obtenus auprès de tiers, nous travaillerons avec les intervenants, les propriétaires de listes et les propriétaires des autres médias pour mettre en œuvre le droit des clients à connaître l’existence, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels et pour leur donner accès à ces renseignements.

Veuillez noter que le Site peut contenir des liens donnant accès à d’autres sites Web se trouvant hors de notre contrôle et n’étant pas couverts par les modalités de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels. Si vous accédez à d’autres sites Web en utilisant les liens fournis, les opérateurs de ces sites Web peuvent recueillir les renseignements que vous fournissez et ils seront utilisés par ces opérateurs en vertu de leur politique sur la protection des renseignements privés, qui peut être différente de la nôtre.

SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Après avoir reçu vos renseignements personnels, nous ferons des efforts commercialement raisonnables pour les protéger en utilisant des procédures physiques, de gestion et techniques et des fonctionnalités de sécurité pour essayer d’empêcher leur accès non autorisé. Toute infraction, ou toute infraction apparente, à la protection de vos renseignements personnels fera l’objet d’une enquête en vertu du processus d’évaluation interne de TO2015MC. Nous ne pouvons, toutefois, garantir la sécurité des renseignements personnels qui nous sont communiqués dans un courriel ou dans un formulaire en ligne pendant leur transmission, car Internet est une méthode potentiellement non sécurisée de transfert d’information. Vous assumez les risques des transmissions de ce type.


UTILISATION DES TÉMOINS

Comme les autres sites Web commerciaux, notre Site utilise une technologie standard appelée « témoins » et des registres de serveur Web pour recueillir des renseignements sur la façon dont notre Site est utilisé. Les renseignements recueillis grâce aux témoins et aux registres de serveur Web peuvent comporter la date et l’heure des visites, les pages visualisées, le temps passé sur notre Site et les sites Web visités juste avant et juste après la visite de notre Site. Ces renseignements sont recueillis de façon groupée. Aucun de ces renseignements ne vous est associé individuellement. Si vous décidez de correspondre avec nous par courriel, nous pouvons conserver le contenu de vos messages avec votre adresse de courriel et vos réponses. Nous offrons la même protection pour ces communications électroniques que celle que nous employons dans l’administration des renseignements non électroniques, tels que ceux que nous recevons par courrier et par téléphone.

Les renseignements obtenus grâce aux témoins sur notre Site sont utilisés à des fins d’examen interne, pour améliorer le contenu de nos pages Web et pour personnaliser le contenu ou l’aspect de nos pages à chaque visiteur individuel; ils ne sont pas communiqués à d’autres organisations à des fins commerciales.

Les pixels-espions sont des petites séries de codes placés dans une page Web ou dans un message électronique. Ces codes sont également appelés « GIF invisibles » (Graphics Interchange Format) ou pixels invisibles. Les pixels-espions sont le plus souvent utilisés en conjonction avec les témoins pour suivre l’activité sur nos sites Web. Lorsque vous visitez une page Web particulière, le pixel-espion nous informe de votre visite. Étant donné que les pixels-espions sont utilisés en combinaison avec les témoins, si vous désactivez les témoins, les pixels-espions ne délecteront que les visites de sites Web anonymes. Lorsqu’ils sont utilisés dans un courriel, les pixels-espions nous permettent de savoir si vous avez reçu le courriel.

Ce site Web utilise Google AdWords, les pixels de conversion Facebook et les services de remarketing de Twitter pour faire de la publicité sur les sites Web de tiers aux personnes qui ont déjà visité notre site. Cela peut signifier que nous faisons de la publicité à des visiteurs qui n’ont pas terminé une tâche sur notre site, comme acheter des billets. Cela peut prendre la forme de publicité sur une page de résultats d’une recherche Google ou sur un site du réseau d’affichage de Google, sur Facebook et sur YouTube. Les fournisseurs tiers utilisent des témoins pour faire de la publicité aux individus en fonction de leurs visites précédentes du site Web de TO2015. Bien entendu, toutes les données recueillies seront utilisées conformément à notre politique de confidentialité et conformément aux politiques de confidentialité de Google, de Twitter et de Facebook.

Vous pouvez déterminer la façon dont Google vous fait de la publicité en utilisant la page des paramètres des annonces Google et, si vous le souhaitez, vous pouvez


EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

TO2015MC essaiera de veiller à ce que les renseignements vous concernant soient exacts, complets et à jour. Nous pouvons parfois mettre à jour les renseignements personnels dans nos enregistrements, lorsque des renseignements courants sont requis pour la fourniture d’un produit ou d’un service particulier. Veuillez nous informer en cas de changement de nom, d’adresse ou d’autres renseignements. Si vous souhaitez poser des questions à propos de l’exactitude de renseignements factuels que nous avons collectés à votre propos, vous aurez accès à ces renseignements pour les vérifier et les mettre à jour. Si nous avons communiqué des renseignements inexacts à votre propos à un tiers, nous serions ravis de communiquer avec le tiers afin de rectifier les renseignements. Veuillez informer la personne-ressource appropriée de TO2015MC pour demander un changement à vos renseignements personnels. Si vous ne connaissez pas, ou si vous n’êtes pas certain, de la personne-ressource appropriée de TO2015MC, veuillez communiquer avec notre Coordonnateur de la liberté de l’information et de la protection des renseignements personnels.


ACCÈS INDIVIDUEL

Si vous souhaitez poser des questions à propos de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels par TO2015MC, ou si vous souhaitez simplement savoir si nous avons vos renseignements personnels dans nos dossiers, vous pouvez communiquer avec notre Coordonnateur de la liberté de l’information et de la protection des renseignements personnels. TO2015MC répondra à vos demandes d’accès en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels applicable. Si nous vous refusons l’accès, nous vous donnerons les raisons de notre refus dès la réception de votre demande. Il peut y avoir des exceptions concernant les renseignements comportant des références à d’autres individus, les renseignements ne pouvant pas être communiqués pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale et les renseignements assujettis au privilège du secret professionnel de l’avocat ou au privilège relatif aux litiges.


DISPOSITIONS DIVERSES

Veuillez noter que la présente Politique sur la protection des renseignements personnels et tous les avis de protection des renseignements personnels figurant dans le Site (« Document de protection des renseignements personnels ») ont été rédigés en anglais et seront interprétés dans la langue anglaise. Lorsque l’un des documents de protection des renseignements personnels (ou une partie quelconque d’un document de protection des renseignements personnels) est traduit de l’anglais à une autre langue que l’anglais et lorsqu’il y a un conflit de sens entre la version en langue anglaise et la version traduite, la version en langue anglaise prévaudra dans tous ses aspects.

Nous pouvons parfois changer les modalités de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels. Votre utilisation de notre Site après que nous ayons effectué ces changements constitue votre accord à observer et à être lié par les modalités telles que nous les avons changées.

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels sera interprétée en vertu des lois de la province de l’Ontario, sans considérer toutes dispositions relatives aux conflits de loi. Tous les litiges apparaissant en raison de la présente Politique seront résolus exclusivement par les tribunaux provinciaux et fédéraux de la province de l’Ontario. Si une portion quelconque des présentes modalités est considérée comme inexécutoire, la portion inexécutoire sera interprétée en vertu des lois applicables dans les limites les plus larges possible et le reste des dispositions resteront pleinement en vigueur et en effet.


QUESTIONS OU PRÉOCCUPATIONS

Pour accéder à vos renseignements personnels, nous informer de changements qui selon vous doivent être apportés à ces renseignements, nous demander d’effectuer une enquête à propos de l’une de vos préoccupations relativement à des pratiques en matière de renseignements personnels ou obtenir davantage de renseignements à propos de la présente politique et à propos des pratiques indiquées, veuillez nous envoyer vos questions ou vos préoccupations à l’adresse ci-dessous.

Pour soumettre une demande en vertu de la LAIPVP, prière de télécharger le formulaire et de suivre les instructions.

Freedom of Information and Privacy Coordinator (coordonnateur de la liberté de l’information et de la protection des renseignements personnels)
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