Comité organisateur de Toronto pour les Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015

Politique de confidentialité

 

CONTEXTE

Le comité organisateur de Toronto pour les Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 (« TO2015^MC») est un organisme sans but lucratif, dont le mandat consiste à planifier, organiser, financer et présenter les Jeux pan/parapanaméricains de Toronto et d’en faire la promotion. Ces Jeux se dérouleront dans la région du Golden Horseshoe, au sud de l’Ontario, pendant l’été 2015 (les « Jeux »).

 

OBJECTIFS

La présente politique de confidentialité a été élaborée par TO2015^MC dans le cadre de notre désir de combiner notre engagement à présenter d’excellents jeux avec le niveau le plus élevé d’intégrité et de transparence lors de nos relations avec nos intervenants. La politique est conçue pour vous aider à comprendre la manière dont nous recueillons, utilisons et protégeons les renseignements personnels que vous nous fournissez, ainsi qu’à prendre des décisions éclairées lorsque vous communiquez avec nous et recevez des nouvelles et du contenu associé par l’entremise de nos sites en ligne. Elle traduit notre engagement à protéger la confidentialité des renseignements personnels que nous confient nos intervenants. Cette politique sera évaluée régulièrement afin de tenir compte des nouvelles technologies, des pratiques commerciales et des besoins des intervenants.

 

La politique s’applique à tous les intervenants actuels et potentiels de TO2015^MC, ainsi qu’aux utilisateurs de nos sites en ligne. Elle doit être lue conjointement avec nos conditions d’utilisation.

 

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Afin de développer et de présenter les Jeux, il peut arriver que TO2015^MC doive recueillir des renseignements personnels, ce qui pourrait comprendre des noms, des adresses, des dates de naissance, des numéros de téléphone et des adresses de courriel. Ces renseignements pourraient être recueillis auprès de vous en différentes circonstances, comme lorsque vous achetez des marchandises chez nous, vous vous inscrivez à des concours, participez à des enquêtes, adhérez à nos sites de réseautage social, posez votre candidature pour un poste rémunéré ou bénévole, ou communiquez en ligne avec nos représentants du service à la clientèle. Si vous utilisez notre fonctionnalité « envoyer ce style par courriel à un ami » ou choisissez d’envoyer à un ami un courriel en provenance de notre site, nous recueillons également le nom et l’adresse de courriel de cet ami. 

Ce que nous recueillons : nous pouvons recueillir vos renseignements personnels par l’entremise d’enquêtes, de questionnaires et d’autres moyens. En plus du nom, de l’adresse (postale ou de courriel), du numéro de téléphone et des renseignements relatifs à la carte de crédit/transaction, nous pouvons recueillir des renseignements démographiques (p. ex., âge, sexe, revenu, profession et études) et les opinions de nos intervenants. Si vous communiquez avec nous, nous pouvons conserver cette correspondance dans nos dossiers; si c’est le cas, nous la traiterons en toute confidentialité.

 

Modes de collecte : TO2015^MC recueille des renseignements personnels au sujet de ses intervenants par l’entremise de différentes demandes et de différents formulaires de commande, y compris des demandes de crédit, des enquêtes et des questionnaires, des interactions en personne et nos sites en ligne. Pour certaines transactions, nous pouvons obtenir des renseignements personnels au sujet d’un intervenant auprès de tiers, par exemple des agences de renseignements concernant les consommateurs.

 

Renseignements personnels concernant les enfants : nous nous engageons à protéger la vie privée en ligne des enfants de moins de 18 ans. Nous encourageons les parents et les tuteurs à surveiller l’utilisation que les enfants font d’Internet. Lorsqu’un enfant nous fournit des renseignements personnels, c’est à chaque parent ou tuteur qu’il incombe de les surveiller.

 

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

TO2015^MC utilise les renseignements personnels que nous recueillons afin de fournir aux intervenants des nouvelles des Jeux, de gérer nos activités, de vendre des marchandises et des billets, et de respecter les exigences de la réglementation et de l’industrie. Plus particulièrement, nous utilisons les renseignements personnels pour créer et maintenir les comptes des fournisseurs, communiquer avec nos intervenants et leur fournir des informations sur les Jeux. Nous pouvons également nous servir des informations concernant les intérêts et les préférences des intervenants, ainsi que les commentaires reçus dans le cadre d’enquêtes, pour améliorer notre présentation des Jeux. TO2015^MC fait de son mieux pour s’assurer que les renseignements sont utilisés de façon responsable et uniquement aux fins prévues.

 

Nous pouvons fournir vos renseignements personnels à un tiers qui administre une fonction, un service ou une promotion exploités par l’entremise de notre site Web, www.Toronto2015.org (« le site Web ») en notre nom, afin de permettre à ce tiers d’administrer correctement cette fonction, ce service ou cette promotion.  

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour faire fonctionner les fonctions du site Web et pour vous permettre, si vous choisissez de le faire, de participer à des fonctions qui ne sont disponibles qu’à des utilisateurs inscrits, ou encore à des fonctions interactives du site Web.

 

De temps à autre, nous pouvons exploiter des systèmes de candidature en ligne pour des emplois ou des postes de bénévolat. Si vous posez ainsi votre candidature, nous pouvons traiter les renseignements que vous fournissez pour prendre votre candidature en considération.

 

Lorsque vous vous inscrivez afin de participer à un programme ou une initiative que nous pouvons lancer de temps à autre, ou pour recevoir des communications en ligne ou par courriel (p. ex., des bulletins d’information ou des alertes électroniques commerciales provenant de nos partisans ou de nos partenaires) ou des communications textuelles (p. ex., communications entre nous et les utilisateurs de téléphones cellulaires ou autres dispositifs portatifs, activés par l’entremise du site Web), nous pouvons utiliser les informations que vous nous fournissez pour maintenir des bases de données appropriées et exploiter et faciliter autrement ces programmes, réseaux et communications.

 

Les données vous concernant que nous recueillons peuvent être transférées vers une destination hors du Canada et sauvegardées à cet endroit, à des fins de traitement par des membres du personnel basés hors du Canada et qui travaillent pour nous. Si vous soumettez des renseignements personnels, vous consentez spécifiquement à ce transfert, cette sauvegarde ou ce traitement. Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que vos données sont traitées de façon sécuritaire et conformément à cette politique de confidentialité.

DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

À qui nous divulguons vos renseignements personnels : en fonction de la nature des informations requises par nos intervenants, nous pouvons divulguer des renseignements personnels à nos partenaires de financement, des institutions financières, des agences d’évaluation du crédit et des fournisseurs de services tiers, comme des entreprises de traitement des données et de marketing. De plus, si vous avez posé votre candidature pour un poste, rémunéré ou bénévole, auprès de TO2015^MC, nous divulguerons vos renseignements personnels aux agences qui procèdent à des vérifications de sécurité et des antécédents pour notre compte.

 

Nous divulguerons vos renseignements personnels si nous pensons raisonnablement que la loi, un règlement, une ordonnance du tribunal ou une autorité gouvernementale, statutaire ou publique compétente exige que nous le fassions, ou pour protéger nos droits et nos biens ou ceux de nos intervenants. Nous pouvons également coopérer avec les autorités policières dans le cadre d’une enquête officielle, et ce faisant, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à ces autorités.

 

Nous sommes liés par les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (Ontario) et les obligations de divulgation énoncées aux présentes.

 

Quand nous obtiendrons votre consentement : nous vous demanderons votre consentement explicite à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels pour des types spécifiques de transactions, sur le formulaire de candidature ou les autres formulaires utilisés dans le cadre de ces transactions. Lorsqu’il est raisonnable de supposer que vous avez consenti à l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels, conformément à la présente politique (p. ex., en relation avec une vérification des antécédents suivant une demande d’accréditation), nous pouvons le faire. Lorsque c’est raisonnable de le faire, nous pouvons également supposer que vous avez consenti à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente politique, si vous continuez à nous demander des renseignements maintenant que vous connaissez nos pratiques relatives aux renseignements personnels. Nous obtiendrons votre consentement explicite avant d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels à des fins qui ne sont pas indiquées dans la présente politique.

 

LIMITE DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sous réserve des obligations contractuelles et autres obligations légales, vous avez le droit de retirer votre consentement à ce que nous utilisions et divulguions vos renseignements personnels. Spécifiquement, si vous préférez que nous n’utilisions et ne divulguions pas vos renseignements personnels à des fins de marketing et de promotion, veuillez en informer notre agent de protection de la vie privée. Veuillez noter que trois à quatre semaines peuvent être nécessaires pour l’exécution de votre demande. Nous sommes juridiquement contraints de vous informer que le retrait de votre consentement peut nous empêcher de vous fournir certaines informations.

 

Dans le cas de renseignements personnels obtenus auprès de tiers, nous travaillerons avec les intervenants, les propriétaires de listes et les propriétaires d’autres médias pour satisfaire le droit des clients à connaître l’existence de leurs renseignements personnels, l’utilisation et la divulgation qui en est faite, et pour donner accès à ces informations.

 

Notez que le site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web sur lesquels nous n’avons aucun contrôle et qui ne sont pas couverts par les conditions de la présente politique de confidentialité. Si vous accédez à d’autres sites Web en cliquant sur les liens fournis, les exploitants de ces sites Web peuvent recueillir des renseignements à votre sujet qu’ils pourront utiliser conformément à leurs pratiques de confidentialité, qui peuvent différer des nôtres.

 

SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Une fois que nous avons reçu vos renseignements personnels, nous ferons des efforts commercialement raisonnables pour les protéger grâce à des pratiques physiques, de gestion et techniques et des caractéristiques de sécurité afin de tenter d’empêcher tout accès non autorisé. Toutefois, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de renseignements personnels que vous nous fournissez dans un courriel ou en ligne pendant qu’ils nous sont transmis, car Internet est un mode de transfert d’information potentiellement non sécurisé. Une telle transmission est à vos propres risques.

 

UTILISATION DES TÉMOINS

Comme c’est le cas avec d’autres sites Web commerciaux, notre site Web utilise une technologie standard appelée « témoins » et des registres de serveurs Web pour recueillir des renseignements relatifs à l’utilisation de notre site Web. Les renseignements recueillis par l’entremise de témoins et de registres de serveurs Web peuvent inclure la date et l’heure des consultations, les pages consultées, le temps passé sur notre site Web et les sites Web consultés juste avant et juste après le nôtre. Ces renseignements sont regroupés lors de la collecte. Aucun de ces renseignements ne vous est associé individuellement. Si vous choisissez de correspondre avec nous par courriel, nous pouvons conserver le contenu de vos messages de courriel, ainsi que votre adresse de courriel et nos réponses. Nous fournissons pour ces communications électroniques les mêmes protections que pour le maintien de renseignements non électroniques, comme ceux que nous recevons par courrier et par téléphone.

 

Les renseignements obtenus par l’entremise de témoins sur notre site Web sont utilisés à des fins d’analyse interne, pour améliorer le contenu de nos pages Web et pour personnaliser le contenu ou la disposition de nos pages pour chaque visiteur individuel; ils ne sont partagés avec aucun autre organisme à des fins commerciales.

 

Les pixels invisibles sont de petits segments de code insérés sur une page Web ou dans un courriel. Ils sont parfois appelés « pixels espions » ou « GIF invisibles ». Les pixels invisibles sont généralement utilisés conjointement avec les témoins pour faire le suivi de l’activité sur notre site Web. Lorsque vous vous rendez sur une page Web spécifique, les pixels invisibles nous informent de votre visite. Puisque les pixels invisibles sont utilisés conjointement avec les témoins, si vous désactivez les témoins, les pixels invisibles ne pourront détecter qu’une visite anonyme. Lorsqu’ils sont utilisés dans un courriel, les pixels invisibles nous permettent de savoir si vous avez reçu le courriel ou pas.

 

EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

TO2015^MC fera de son mieux pour s’assurer que les renseignements vous concernant sont exacts, complets et à jour. Nous pouvons mettre à jour les renseignements personnels contenus dans nos dossiers de temps à autre, lorsque des renseignements à jour sont requis pour la prestation d’un service ou la fourniture d’un produit particulier. En cas de changement de nom, d’adresse ou d’autres informations, veuillez nous en informer. Si vous avez des questions concernant l’exactitude des renseignements que nous avons recueillis à votre sujet, vous y aurez accès afin de les vérifier et de les mettre à jour. Si nous avons divulgué à un tiers des renseignements inexacts à votre sujet, nous serons heureux de communiquer avec ce tiers afin de les corriger.

 

ACCÈS INDIVIDUEL

Si vous avez des questions concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels par TO2015^MC, ou si vous souhaitez simplement savoir si vos renseignements personnels figurent dans nos dossiers, vous pouvez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée. TO2015^MC répondra à vos demandes d’accès conformément aux lois applicables sur la protection de la vie privée. Si nous refusons de vous y donner accès, nous vous fournirons sur demande les raisons de notre refus. Parmi les exceptions, on peut citer des renseignements qui contiennent des références à d’autres personnes, des renseignements qui ne peuvent pas être modifiés pour des raisons juridiques, de sécurité ou commerciales exclusives, ou des renseignements assujettis au secret professionnel ou au privilège relatif au litige.

 

DIVERS

Veuillez noter que la présente politique de confidentialité et tout avis relatif à la confidentialité publié sur le site Web (les « documents relatifs à la confidentialité ») ont été rédigés en anglais et seront interprétés dans cette langue. Lorsqu’un document relatif à la confidentialité (ou une partie d’un tel document) est traduit dans une langue autre que l’anglais et que le sens du document anglais contredit le sens du document traduit, le document anglais a préséance à tous les égards.

 

De temps en temps, nous pouvons changer les conditions de la présente politique de confidentialité. Votre utilisation de notre site Web après un tel changement constitue votre accord à respecter les conditions telles que changées et à être liées par elles.

 

La présente politique de confidentialité sera interprétée conformément aux lois de la province de l’Ontario, sans égard aux dispositions de conflit de lois. Tout litige survenant dans le cadre de cette politique sera réglé exclusivement par les tribunaux provinciaux et fédéraux de la province de l’Ontario. Si une partie de ces conditions est jugée inexécutable, la partie inexécutable sera interprétée conformément aux lois applicables dans la mesure du possible, et le reste des dispositions restera en vigueur.

 

QUESTIONS OU PRÉOCCUPATIONS

Pour accéder à vos renseignements personnels, nous informer de changements que vous estimez devoir être apportés à ces renseignements, nous demander de procéder à une enquête concernant une préoccupation au sujet de nos pratiques relatives aux renseignements personnels ou obtenir d’autres renseignements concernant cette politique et les pratiques qui y sont décrites, veuillez transmettre vos questions ou préoccupations à la personne-ressource indiquée plus bas.

Pour soumettre une demande en vertu de la LAIPVP, prière de télécharger le formulaire et de suivre les instructions.

Coordonnateur de l'accès à l’information et de la protection de la vie privée
Comité d’organisation de Toronto pour les Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015
25 Dockside Drive, 7e étage
Toronto, Ontario, Canada M5A 0B5
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